Armazenamento nas nuvens e trabalhos colaborativos

  Uma ferramenta (ou plataforma) útil na gestão de projetos é o armazenamento de documentos nas nuvens. Este armazenamento permite não apenas o acesso a documentos em qualquer local, através de qualquer computador, mas permite compartilhar pastas e documentos para que sejam elaborados ou preenchidos colaborativamente – algo fundamental na gestão de projetos.

Algumas características e funcionalidades gerais:

  • As plataformas listadas aqui permitem o acesso offline aos arquivos, com uma sincronia automática com as nuvens.
  • A sincronia de arquivos alterados offline ocorre automaticamente. Em outras palavras, os documentos ficam salvos nas nuvens e no seu computador, e são sincronizados sem necessidade de uma ação ou intervenção do usuário.
    • Esta é uma característica importante para locais onde há conectividade com a Internet instável ou de baixa velocidade.
    • Também é bastante útil para que se possa trabalhar documentos durante viagens.
  • Todos as plataformas listadas possuem planos gratuitos, mas com limitação de espaço em disco.
    • Para necessidades de maior armazenamento, o custo x benefício é bastante acessível.
  • É possível instalar qualquer uma das plataformas em mais de um computador – tornando os documentos atualizados sem necessidade de uso de pendrive nem análise de qual versão do documento é mais recente.
  • Da mesma forma, as plataformas possuem aplicativos para smartphones e tablets, permitindo o acesso aos documentos com estes dispositivos.

 

O DropBox é o mais antigo dos sistemas, e considerado por alguns o mais rápido.

Na nossa opinião é o mais prático no que diz respeito à configurações de Proxy (para acesso via servidores de Internet corporativos), e também o que apresenta o melhor custo e composição de planos na versão institucional.

 

onedriveO OneDrive foi criado pela Microsoft como concorrente do DropBox. Considerado por alguns mais “pesado”, possui as mesmas funcionalidades. Sua vantagem reside na versão institucional: é possível utilizar o aplicativo (e conceito de sincronia) para armazenar os arquivos nos servidores de sua instituição/empresa, em vez de armazenar nas nuvens (é preciso ter licença do SharePoint para fazer uso desta funcionalidade). Seu custo na versão institucional, entretanto, é mais “salgado”.

 

O Google Drive surgiu do aperfeiçoamento do Google Docs para uma plataforma com sincronia automática similar ao DropBox e SkyDrive. Porém nem todos os tipos de documentos do antigo Docs estão disponíveis – por exemplo: formulários não funcionam offline. É indicado para instituições / empresas que já utilizam a plataforma Google para seus e-mails, lembrando que algumas funcionalidades do antigo Docs só poderão ser acessadas quando estiver conectado com a Internet.


Nuvens… nuvens… nuvens…

Além dos 03 apresentados acima, existem inúmeros serviços ou plataformas de armazenamento nas nuvens. É importante que você pesquise entre os serviços disponíveis analisando:

  • Espaço disponível gratuito (verifique se não é uma oferta gratuita com tempo limitado), ou o Custo x Benefício do serviço.
  • Possibilidade de instalação em mais de um dispositivo
  • Compatibilidade com sistemas operacionais (computadores) e dispositivos (smartphones, tablets)
  • Processo de sincronia automático
  • Formato de segurança dos documentos armazenados
  • Capacidade de compartilhamento de pastas (verifique se não há limitação nas versões gratuitas)
  • Suporte ao cliente

Abaixo estão algumas plataformas com que tivemos contato, mas que não utilizamos nem avaliamos para emitir um parecer.

     
     

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